تواجه الكثير من المنظمات تحدٍ كبير في إبقاء العاملين مندمجين ومشاركين على النحو الذي بدأو فيه مع المنظمة، فعادةً ما يكون العامل في قمة حماسه ولديه الرغبة العالية في العمل في بداية انضمامه للمنظمة، ولكن قد تلحظ المنظمات انخفاضا في هذه الرغبة والدافعية بعد فترة قصيرة جدا، ويعتبر  ذلك مؤشر غير جيد وقد يؤدي إلى نتائج غير مرغوبة.  

ويبرز هذا التحدي بشكل أكبر مع فئة الشباب، وخصوصا في منظمات القطاع الخاص حيث تعاني الكثير منها من نسب التسرب الوظيفي العالية في أول سنة عمل، وكنوع من العلاج تقوم بعض المنظمات بتوفير العديد من الحلول للعاملين مثل المرونة في ساعات العمل، اختيار أيام الراحة الأسبوعية…إلخ. ولكن ما تزال نسب التسرب عالية، بالرغم من جودة هذه الحلول إلى أنها ليست فعالة بالشكل المطلوب ودائما ما تأتي في شكل مسكنات للألم بدلاً من أن يتم وضعها في برنامج وقائي متكامل.

برنامج التهيئة (المفهوم والأهمية)

العديد من المنظمات يوجد لديها تحدي في كيفية بناء أو تنفيذ برنامج التهيئة الوظيفية والبعض منها يفشل في ذلك،  في حين أن التهيئة الوظيفية تعتبر أحد أهم العوامل التي تساهم في اندماج العاملين، والذي يعتبر مهمة أساسية من مهام الموارد الشرية، حيث أظهرت الدراسات علاقة طردية بين اندماج العاملين وأداء المنظمة بصفة عامة من ناحية النتائج المالية والدوران الوظيفي       

يُعرف برنامج التهيئة الوظيفية لدى البعض: بالبرنامج التوجيهي للعاملين الجدد، وهوعبارة عن مجموع الاجراءات التي تقوم بها المنظمة لاستيعاب العامل الجديد ومساعدته، ويعتبر أحد العوامل التي تساعد في رفع الإنتاجية وبناء الولاء والاندماج الوظيفي، كما يساهم في رسم المسار المهني بالشكل الصحيح مع المنظمة.

تشكل المدة الزمنية بعد االتعيين مباشرة فرصة ذات أهمية عالية حيث تستطيع المنظمة من خلالها دمج العاملين الجدد بشكل أفضل،  حيث أن العاملين لديهم حس عالي للإندماج بشكل أكبر خلال الستة أشهر الأولى بعد التعيين كما تشير البيانات من تقارير جالوب ، ومع ذلك في نفس هذه المرحلة حوالي 52% من العاملين مدمجين بينما البقية غير ذلك، مما يشير إلى إن هناك فرصة أكبر للتحسين.

خلال البرنامج التوجيهي، بصبح العامل أكثر وعيا ودراية بالمنظمة، القطاع الذي يعمل به، وزملاء العمل، كما يساعد العامل على رسم صورة حقيقية لما تبدو عليه المنظمة وطبيعة العمل بها مما يصب في مصلحة الطرفين، العامل والمنظمة.

البرنامج التوجيهي الفعال يرسم التوقعات للعاملين الجدد، يربط بينهم وبين القادة وزملاء العمل الأقدم، كما أنه يضع العاملين الجدد في مسار تشاركي يساهم في سرعة اندماجهم. من خلال تطبيق البرنامج التوجيهي بالشكل السليم ستلاحظ المنظمات انخفاضا في معدلات التسرب الوظيفي، كما يقلل الشعور بالضغوطات الوظيفية للعامل الجديد وبناء الإلتزام ورفع الدافعية بشكل أكبر وأسرع كما تعمل العديد من مكونات البرامج التوجيهية على تحسين تجربة العمل للعاملين الأقدم والذين يتم استخدامهم للمشاركة في التأقلم مع أقرانهم الجدد.

إن أهمية برامج تهيئة الوظيفية تكمن في خلق الوعي لدى العامل الجديد وإظهار التعاطف معه وخلق بيئة أمنة له، وحتى تستوعب هذ الاهمية بشكل أكبر  تخيل انك قررت أن تقوم بتسلق إحدى القمم مع شخص صاحب خبرة ومعرفة في تسلق الجبال، ولكن هذا الشخص لم يقم بإخبارك وتهيئتك لما سيتم مواجهته من صعوبات و وكيفية مواجهتها، بل انه لم يقم بالتأكد من أنك ترتدي الزي المناسب لهذه المهمة، وبعد البدء بالتسلق واجهتك عدة صعوبات وبطبيعة الحال لم تستطيع مواجهتها أو حاولت ولكن فشلت وفي كل مرة يقوم الشخص الأخر بالعودة إليك ومساعدتك ونتيجة لذلك فإنه تولد لديك شعور بالإحباط بسبب عدم قدرتك ومعرفتك بكيفية التعامل مع هذه المواقف كما أنه خلق نوع من الضغط والعبء على الشخص الأخر وبعد مسيرة عدة أمتار قررت العودة وعدم إكمال السير نحو القمة، على العكس من ذلك فلو أن الشخص الخبير وفر لك النصح والتوجيه اللازم لكنتَ أكثر قدرة على مواجهة الصعوبات وبالتالي أكثر حماسا للبقاء حتى الوصول للقمة. هذا تماما ما يحصل للعامل الجديد بعد الانضمام للمنظمة، وكلما نمت المنظمة وتوسعت فإنه مهم جدا أن تساهم في خلق لغة مشتركة ومفهوم عقلي موحد باتجاه رؤية محددة لجميع العاملين، وأول خطوة لتحقيق ذلك هو بناء وتطبيق البرنامج التوجيهي بالشكل الصحيح. 

تقوم  الكثير من المنظمات بعمل برنامج التهيئة بشكل غير صحيح أو كامل، وما يحدث عادة ان المنظمة تقوم بتسليم العامل الجديد ملف كبير يحتوي على جميع النماذج والسياسات للقراءة والتوقيع عليها ويرافقه موظف من الموارد البشرية في جولة على المنظمة، وتعريفه على الأخرين بدون ترتيب سابق، دائما مايحدث خلط بين برنامج تهيئة الموظف وإكمال متطلبات التوظيف، حيث يقوم الثاني على أساس إكمال بعض المستندات وترتيب إجراءات الدخول للمنظمة وإكمال بعض المتطلبات الروتينية، بينما برنامج التهيئة هو عملية شمولية أكبر تشمل الإدارة والعاملين على حدِ سواء.

أظهرت دراسة غالوب وجود علاقة طردية بين اندماج العاملين و؛ ربحية\ توسع المنظمة، معدل الثبات الوظيفي، سجل السلامة، جودة المنتج، تقييمات العملاء. إن التخطيط الجيد لبرنامج التهيئة الوظيفية يوفر فرصة مثالية لتعزيز اندماج ومشاركة العاملين ، حيث يقوم هذا البرنامج على تعزيز علاقة داعمة بين إدارة المنظمة والعاملين الجدد، وتعزيز التزام المنظمة بمساعدة النمو المهني للعاملين و إثبات أن الإدارة تقدر مواهب العاملين.

عندما تتم عملية التهيئة  بشكل جيد ، فإنها تضع الأساس لنجاح طويل الأجل للعامل وصاحب العمل. لقد تعلمت المؤسسات أن برنامج التهيئة ليست مجرد عملية لإكمال إجراءات التوظيف وتعبئة المستندات وتوقيعها. بل هي عملية تقوم المؤسسة من خلالها إظهار قيمها وتعزيز العلاقة مع العاملين الجدد في المنظمة ورفع مستوى الولاء والانتماء للمنظمة..

خطوات وأسرار لخلق برنامج تهيئة ذو فعالية

قامت بريلينت انك بنشر نتائج (مسح التجربة الوظيفية) وهوعبارة عن دراسة استقصائية شملت 1000 عامل يعملون لدى أكبر 300 شركة، التي درست اللحظات الرئيسية التي تحدد تجربة العامل في المنظمة وربطها بالمقاييس الأكثر شيوعًا لمشاركة واندماج الموظف وهي: الرضا، والدعم، والاستمرارية، والفخر بالانتماء للشركة؛ وفيما يلي بعض الخطوات ، مدعومة ببيانات من الدراسة الاستقصائية التي يمكن أن يتخذها اختصاصيو الموارد البشرية للتأثير على المنظمات من خلال برنامج تهية ذو فعالية:

خلق قيمة لليوم الأول: وصف ما يقرب من نصف المجيبين أن اليوم الأول في العمل لهم غير منظم ، ممل ، أو مربك ، مما أدى في النهاية إلى انخفاض مستويات المشاركة والاندماج الوظيفي طويلة الأجل. أنشئ يومًا ذا مغزى مع تجربة توجيهية تزود الموظفين الجدد بمعلومات خاصة بوظائفهم وتربطهم بمهمة الشركة وقيَمِها.

 السر هنا “أن يشعر العامل أن هذا اليوم هو يومه، فقم بتخصيص شخص لاستقباله والترحيب به، ويقوم بتوفير التسهيلات اللازمة كتجهيز جميع الأوراق والمستندات مسبقا وتوقيع كل الأوراق اللازمة وانهاء جميع المتطلبات الروتينية”

امنح الموظفين تجربة تهيئة منظمة: تتراجع حماسة العامل ورغبته بشكل كبير خلال الأشهر الثلاثة الأولى من العمل ، وربما هذا أمر متوقع؛ لكن معظم العاملين ذكروا عدم وجود أي منهجية منظمة ومتبعة لبرنامج التهيئة خلال أول 90 يومًا من العمل. ان عدم توفر منهجية منظمة يجعل العامل اقل اندماج ومشاركة، وفرصة بقاءه في العمل أقل من غيره.

السر هنا ” صمم برنامج ومنهجية كاملة لبرنامج التهيئة الوظيفية، والاهم من ذلك هو أن يعرف العامل بذلك، فلا فائدة من وجود منهجية وبرنامج كامل دون معرفة العامل بذلك، واحرص على تنفيذ البرنامج خلال التسعين يوما الأولى، وكلما بكرت في ذلك كان أفضل”

صديق الرحلة: قد يؤدي استخدام برنامج الأصدقاء إلى تسريع إنتاجية العاملين الجدد وتعزيز الرضا الوظيفي حتى تحافظ عليهم المنظمة لأطول وقت، صديق الرحلة هو شخص  يُشعر العامل الجديد بالترحيب والانتماء والإجابة على الأسئلة ومساعدة العامل الجديد على معرفة ثقافة المنظمة. يعد الموظف الودود والمتمرس الذي يتمتع بمعايير أداء شخصية عالية ونظرة إيجابية ويتواصل بشكل جيد ويفهم الممارسات التنظيمية والثقافة والعمليات والأنظمة مرشحًا جيدًا أن يكون صديق الرحلة، ومع ذلك  فإن دور صديق الرحلة ليس الإشراف على العامل الجديد، فالتدريب وشرح الوصف الوظيفي، وطريقة الأداء الصحيح هي من مهام المشرف المباشر ولا ينبغي أن تفوض لصديق الرحلة.

السر هنا “أن يشعر العامل الجديد بالانتماء للمنظمة. تذكر أن العامل الجديد هو شخص مقبل على بيئة جديدة لا يعرفها ولا يعرف ثقافتها، ولذلك يقل لديه مستوى الثقة او يكون أكثر حذرا وترددا وهذه طبيعة إنسانية، وما أن توفر له صديق الرحلة الذي خاضها من قبل وعاش نفس التجربة وأصبح ملما بها فإنك بذلك تجعله أكثر أمانا وتسرع من عملية الإندماج والمشاركة”

رحلة النجاح في المنظمة: يرغب العاملون في معرفة أين تتجه مهنتهم ، ومن المهم أن يعرف العامل ماهي الخيارات المستقبلية والمسار المهني المتاح في المنظمة وذلك للحفاظ على الأشخاص الأكثر قيمة، فمعظم العاملين لا يتم شرح ذلك لهم في البداية؛ و 40٪ منهم لم يتم شرح ذلك لهم حتى خلال جلسات مراجعات الأداء السنوية، فحتى لو أن المنظمة قد أنشأت برامج للتطوير الوظيفي، فإن مهمة قادة الموارد البشرية هي تعزيز هذه البرامج ومراقبتها للتأكد من فعاليتها والتأكد من إلمام العاملين بها.

السر هنا ” أن تقوم المنظمة بتصميم هذه الرحلة ورسم خارطة الطريق للنجاح في المنظمة، ولن تجدي نفعا إذا ما كانت فقط حبراً على ورق، بل يجب تفعيلها بشكل واضح وملموس من الجميع، وأفضل طريقة لذلك هو وجود قصص نجاح سابقة واستمرارية الاستثمار في العنصر البشري”

ماهي مواضيع برنامج التهيئة وماهي أبرز الأسئلة التي لا بد أن يجيب عليها؟

المهمة والرؤية والقيم:

إذا أردت أن يسهم العاملون بشكل فعال في المنظمة، فيجب أن يكون لديهم فهم قوي وإحساس برسالة المنظمة ورؤيتها وقيمها وكيفية توافقها مع وظائفهم وأقسامهم.

التوقعات ومعايير الأداء:

“ما المتوقع مني؟” هي واحدة من أهم الأسئلة التي يجب الإجابة عليها في برنامج التهيئة، حيث أن الإجابة على هذا السؤال تساهم في رضا العاملين كما جاء في تقرير دراسة جالوب. من الضروري أيضا  توضيح معايير العمل وتوقعاته، وكذلك فهم كيفية إدارة الأداء وقياسه ومراجعته.

إجراءات العمل وكيفية إنجاز الأمور:

كل منظمة تعمل بطريقة محددة، فمثلا ماهي طريقة رفع الطلبات الجديدة؟ كيف أحصل على الموافقة لتنفيذ المشاريع الجديدة؟ ماهي الصلاحيات المخولة لي؟ هذه هي بعض الأسئلة التي يطرحها العاملون الجدد ؛ يجب على المنظمات معالجتها والإجابة عنها من خلال توضيح إجراءات العمل ، وتدفقات سير العمل ، وهياكل الإدارات، و مصفوفة الصلاحيات.

سلوكيات العمل في المنظمة:

ما هي ثقافة العمل ، وما معايير الآداب التي تحكم السلوك اليومي للعاملين؟ هل هو مسموح التدخين أمام المبنى؟ هل يمكن للعاملين تناول الطعام في مكاتبهم؟ هل الضحك والتحدث في الممرات سلوكيات إيجابية أو سلبية؟ هل تزيين مساحة العمل بالصور الشخصية شيئ مقبول؟ فهذا ما يجعل العامل يشعر بوجود ثقافة خاصة بالمنظمة، ولا بد من توافر عنصرين في هذه السلوكيات: أن تكون متوافقة مع رؤية وقيم المنظمة، وأن يتم اتباعها من الجميع.

مراجعة وتوقيع المستندات:

يجب على الموظفين الجدد أيضًا التوقيع على العديد من المستندات ، والتي قد تشمل  إستلام العهدة، والأوراق القانونية مثل اتفاقيات عدم المنافسةوعدم الإفصاح والموافقة على اتباع شروط كتيب الموظف وسياسات الشركة

عادة ما تكون برامج التهيئة مصممة بحسب المنصب، فعلى سبيل المثال: ستختلف العديد من أنشطة برامج التهيئة لشغل منصب مبتدئ عن تلك المصممة للمدراء، كما قد تختلف مدة الأنشطة أيضًا لكن تظل الأهداف هي نفسها بغض النظر عن مستوى الوظيفة، وهي:

  • معرفة العامل الجديد لدوره ومهامه في المنظمة
  • دمج الموظف الجديد في الثقافة التنظيمية وتقديم الدعم اللازم لتسهيل ذلك
  • بناء العلاقات وخلق شعور القبول للعامل الجديد

برنامج التهيئة الوظيفي (المحتويات والعناصر)

قد تختلف محتويات وعناصر برنامج التهيئة الوظيفي بحسب كل منظمة، ولكن إليك أبرز الأساسيات التي ننصح بها :

  • عن المنظمة:
    • المهمة والرؤية والقيم.
    • الثقافة التنظيمية.
    • الهيكل التنظيمي.
    • الأدلة الإرشادية.
    • جولة على المرافق.
  • السياسات والقوانين:
    • السياسات الداخلية مثل سياسة الزي الرسمي، استخدام ممتلكات المنظمة… الخ.
    • نموذج المعلومات الشخصية.
    • المكافآت والمنافع والفوائد.
    • دليل الموظف.
    • قوانين العمل.
    • الأمن والسلامة في بيئة العمل.
    • اتفاقية عدم الإفصاح أو المنافسة.
  • سير العمل:
    • الوصف الوظيفــــي.
    • الأهداف الوظيفية والمعايير والتوقعات.
    • أداوت العمل.
    • بروتوكولات التواصل والإجتماعات.

الأدوار والمسؤوليات

في حين أن لكل منظمة طريقتها الخاصة في توزيع الأدوار والمسؤوليات لتنفيذ برنامج التهيئة الوظيفي، إليك أبرز القواعد العامة لتوزيع هذه الأدوار والمسؤوليات:

  • الموارد البشرية: إكمال الأوراق والمستندات الروتينية، وتجهيز وتقديم الملف التعريفي للمنظمة
    • التدريب: تقديم وإيصال المحتوى، وشرح الثقافة التنظيمية، وكيفية الإستفادة من المعلومات
    • المدير/ المشرف: شرح الوصف الوظيفـي والمسؤوليات، وضع التوقعات والأهداف الوظيفية، التعريف بأعضاء فريق القسم، جولة ميدانية في القسم وشرح أهدافه، توفير الأدوات والمعدات اللازمة
    • زميل العمل: طريقة عمل الفريق، كيفية إنجاز الأمور، كيفية الحصول الأداوت والمعدات اللازمة لإنجاز العمل.
    • الإدارة العليا: رسم المهمة، والرؤية، والقيم للمنظمة؛ الأهداف الإستراتيجية للمنظمة؛ شرح المسؤوليات والمهام الإدارية للمناصب الإداراية العليا.
    • صديق الرحلة: التعريف بالزملاء في المنظمة وأدوارهم، أبرز القواعد والإجراءات المتعارفة، الإجابة على الأسئلة المتعلقة بها.

أخيرًا ضع في اعتبارك أن العاملين الجدد بحاجة إلى البدء في العمل بحماس عالي، وكما ذكرنا، فإن برنامج التهيئة يعد أهم برنامج للمساعدة في تحقيق ذلك.  تذكر أن العامل الجديد هو كالباحث عن الكنز و برنامج التهيئة هو خارطة الطريق إلى هذا الكنز ، وبكل بساطة  متى انعدمت هذه الخارطة لن يُكمل بحثه عن الكنز.